2016年

4月

12日

ITマナーとPCスキル


今日は便利業の店長の皆様のリーダー研修の最終回でした。

この研修は本来は「研修」ではなく「グループコーチング」の予定でした。

 

 

ところが皆さんにご自身の課題をお尋ねしたところ、

メールやブログやPCやIT活用のご質問を多くいただいたので、

社長様にご了解をいただき、

途中からはPCスキル向上とIT活用の講座に様変わりしました。

 

 

私が今のようにインターネットやPCをビジネスに活用できるのは、

10年近くプロバイダーで働いて来たからです。

幸いなことに、所属部門もホスティングサービスと言って、

独自ドメインでメールやホームページを運用するための、

法人向けレンタルサーバーなどの部門でした。

(現:OCN Biz & Mail)

 

 

また職場が大手通信会社だったため、

そこで仕事をするだけで、黙っていてもPC活用には詳しくなりました。

大手通信会社というのは、職場の円滑運用に様々な技術を駆使しており、
中で働くには、誰もがそれらを使いこなせないと仕事にならないのです。

また、そういった職場には、詳しい男性の数も多く、

私はかなりのことをその人達から学び、ときに教えてもらいました。

 

 

ですが、一般的な中小企業さんはその環境がありません。

まれに、社長さんが趣味的に大変お詳しくて、
小規模ながら、優れたシステムを導入して、

効率的に仕事を進めていらっしゃる会社もありますが、

それは少数派かもしれませんね。

 

 

そうなると、オフィスにパソコンは入っていても、

基本がわからない、学んだことがない、教えてくれる人がいない・・・

だから日常的に不安を感じているし、手慣れた女性陣には怒られてばかりいる。

それが一般的な中小企業さんの現状ではないかと思います。

 

 

今回は「なぜ取引先がすぐに『データでください』と言うのか?」

「ビジネス的に礼儀正しいメールはどう書くのか?」を、

重点的にご説明いたしました。

 

 

取引先にFAXを送っても、二言目には「データでください」と言ってくるのは、

記載内容をコピー&ペーストできるからです。

FAXで送られたデータは、それを見ながら所定のファイルに手打ちしなければいけませんが、

これが案外面倒なのです。そしてタイプミスも生じます。

データであれば、そのままコピー&ペーストしてミスなく手早く貼り付けられます。

つまり、二次活用の利便性が圧倒的に優れていることが挙げられます。

 

 

また、データで届いたファイルは、PCで特定の文字を検索できます。

たとえ何千文字、何万文字に及ぶ報告書であっても、

あるひとこと、ある熟語、ある表現を一瞬で見つけてくれるのです。
それにファイルそのものも、PCのどのフォルダに入れたか忘れても、

フォルダ名でPC内を検索すれば、すぐに出てきます。

二次利用だけでなく、内容の精査にも、管理にも大変便利なのです。

 

 

普段、そういった作業をされない方は、

なんでもすぐに「データで」と言われると、

ムッとしますし腹も立つと思いますが、

別にいきがってそういっているわけではないのです。

 

 

それから、ビジネス文書やメールに関しては、

たいていの人がネットで例文を検索して、

それをそのままコピー&ペーストして細部をちょこっと変えるか、

面倒な人は、そのまま使えそうなら、そのまま貼り付けて送っている。

そのように言い切りました(笑)

 

 

本当は違うと思いますよ?

一から自分で考えて文章を作成している方も多いはず。

でもそれば、文章をつくれる人の話です。

文章が苦手な人は、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いを用いるのも苦手です。

 

 

であれば、ほかの同類さんがどのようにしているかをお伝えしたほうが、

効果的だし、ずっと早いと思うんですよね(笑)

 

 

するとあるリーダーさんが言いました。

 

 

「え!みんなそうやっているんですか?」

 

 

「そうですよ?」

 

 

「それじゃ全然心がこもっていないじゃないですか?」

 

 

(一同爆笑)

 

 

確かにそうかもしれません。いえ、絶対そうですよね。

ですが、この場合に重視されるのは「こころ」ではなく、

建前としての礼儀だと思うんです。

 

 

普段から担当者とお酒を飲みあうような懇意のお取引先は別として、

そうでない場合や、相手が大手の会社さんの場合は、

「心がこもっているかどうか」よりも「型」を重視します。

そして、ビジネスシーンにマッチした文章でやりとりするのが、

相手を重んじているというアプローチにつながると思います。

 

 

メールで入ったクレームに対して、

読みにくい文字で「すみませんでした。今度気を付けます。」
とだけ書いてFAXで送信したら、たとえいくら心がこもっていても、

相手は自分達が軽視されているような印象を受けると思うんです。

 

 

PCが苦手な人、インターネットはよくわからないという人・・・

色々いらっしゃると思いますが、
苦手でも頑張って「相手に合わせてみる」というのが、
逆にマナーであり、礼儀なのではないでしょうか。

 

 

・・・とまぁ、こんな締めくくりだったかと思います^^

 

 

これからも不明点があったら、気軽に質問して欲しいな。

PC&IT活用に一定の知識がないと、

若い人達の事務作業にミスがあっても胸を張って指摘できないかもしれません。

そこでつい、黙ってしまうのは、後進のためにならないですものね!

 

 

各店長さんにはこれからもぜひ、

負けずに色々チャレンジしていただきたいと思っています。